Por: Prof. Juanita Rodríguez Marrero, Doctora en Educación Comercial de Boston University
El correo electrónico es hoy una de las formas de comunicación más común y efectiva. Es un medio dinámico, rápido y eficiente de comunicación. Se ha convertido en el medio preferido en la comunicación organizacional interna y externa. Su función principal es informar de manera rápida y sencilla, pero también se pretende convencer, persuadir o provocar una acción. Por consiguiente, su redacción requiere elegancia y cautela. Por la facilidad de envío del correo electrónico se podría incurrir en descuido en la preparación y redacción del escrito.
El proceso de redactar debe responder a las necesidades específicas de la empresa. Para que la redacción del mensaje electrónico cumpla con este propósito, es preciso tener un pensamiento bien organizado, conocimiento del idioma y conocimiento y aplicación de reglas ortográficas y normas gramaticales. El mensaje electrónico debe seguir las normas de redacción; debe cumplir con la claridad, concisión, corrección y estar enmarcado con naturalidad y cortesía para lograr despertar simpatía, fomentar las relaciones públicas de la empresa, desarrollar posibilidades y lograr la acción deseada. Entre las reglas que facilitan la redacción de un mensaje electrónico se encuentran la planificación adecuada del mensaje; atraer la atención del cliente desde el primer momento de su redacción; ser conciso, preciso y utilizar el verbo y vocabulario adecuado para lograr una mayor eficacia del mensaje que se redacte. Además, es importante observar las reglas de etiqueta requeridas en la redacción de mensajes electrónicos, entre las que se encuentran: mantener el mensaje breve, utilizar línea de asunto, evitar lenguaje ofensivo, utilizar un saludo adecuado, revisar el mensaje antes de enviarlo y proveer todos los datos necesarios para que el receptor pueda identificar al remitente.
Es imprescindible desarrollar buenos hábitos en el uso del correo electrónico. Se recomienda cotejar los aspectos de corrección del mensaje (formato y contenido), contestar con prontitud, poner en práctica los aspectos de seguridad y privacidad. Al escribir un correo electrónico se deben considerar algunos aspectos importantes para que la comunicación sea lo más eficaz y eficiente posible. Un correo no deja de ser una carta, similar a cualquier otra, en la que solo cambia el medio por el que se envía. No hay que darle menos importancia, ni tampoco más, sino la misma que a cualquier otro comunicado en la empresa.
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